בבואנו לבחור מערכת ניהול מידע עבור חברת השמה, עלינו לבחון מהם הצרכים שנועדה המערכת למלא ומהם מטרותיה.
קיימים מספר צרכים המשותפים לרוב חברות ההשמה:

1. אגירת קורות חיים ומיונם בהתאם למשרות שעבורן הוגשו ולמשרות פנויות אחרות אם הם רלוונטיים להן תוך מניעת כפילויות.
2. מעקב אחר תהליכי הגיוס של מועמדים שונים תוך התייחסות לכל הסטטוסים הרלוונטיים.
3. סינון קורות חיים ע”פ פרמטרים נבחרים.
4. בקרת תהליכי גיוס לצורך ייעול מתמשך.

מטבע הדברים, יישמרו קורות החיים ופרטי המועמדים על בסיס(י) נתונים,
שכן זהו האמצעי המתאים ביותר לשמירת נתונים הדורשים תחזוקה,
סיווג והתממשקות למערכות שונות ואכן כל מערכות המידע המודרניות למשאבי אנוש מבוססות על בסיס(י) נתונים.

כדי לחסוך זמן יקר, צריכה מערכת המידע לזהות מהר ככל האפשר עבור כל קורות חיים שהוגשו למשרה כלשהי או שנבחנת התאמתן למשרה כלשהי האם הם עונים על דרישות המשרה, הדרך הפשוטה לעשות זאת היא באמצעות זיהוי מילים מאפיינות לכישורים ו/או השכלה ו/או ניסיון נדרשים למשרה בהתאם למופיע בדרישות עבור המשרה. אחד הכלים הידועים ביותר לזיהוי מילים מאפיינות ומקבילותיהן בתוך טקסטים מוגדרים מראש הוא thesaurus, כלי חינמי שיודע לזהות מילים, שמות, כינויים וראשי תבות נרדפים למושגים שמגדירים לו לחפש. בסיסי הנתונים המודרנים תומכים בפונקציונליות Full-Text Search שמאפשר לתשאל טקסט מלא מול נתונים מבוססי תווים בטבלאות של בסיסי נתונים. רוב בסיסי הנתונים המודרנים תומכים בפונקציונליות החיפוש של thesaurus.

על המערכת להכיל שיוך ברור של קורות החיים לבעליהם ואת הסטטוס למועמד כדי להבטיח סדר ועקביות, למשל, במצב בו מועמד התקבל לאייש משרה מסוימת אך קורות חייו מתאימים למשרה פנויה אחרת על המערכת לזהות שאותו מועמד אינו פנוי.
על המערכת לאפשר סינון על פי כל פרמטר רלוונטי למיון וניהול כוח אדם בצורה פשוטה, דוגמאות לפרמטרים חשובים: השכלה, ניסיון, שמות של כלים ומערכות, מיקום גאוגרפי, סטטוס תעסוקתי וכיו”ב.

המערכת צריכה להיות ידידותית למשתמש וקלה לתפעול, למגייסת צריך להיות GUI ידידותי שיאפשר לה לעדכן בקלות סטאטוסים של מועמדים, מידע על תוכן ותוצאות ראיונות ומבחנים וכל מידע רלוונטי ושימושי הקשור לתהליכי הגיוס.
מערכת המידע צריכה להיות מנוטרת באופן שוטף כדי לבחון את יעילותה בהתמדה ולוודא שהיא ממקסמת את איכות תהליכי הגיוס. מכיוון שבסיס הנתונים הוא לב מערכת המידע ואנו מעוניינים למזער את הזמן הנדרש לתחזוקתו אנו זקוקים למערכת ניטור חכמה שיודעת להתריע על מצבים בעייתיים בזמן אמת ומאפשרת למנהלי מערכות המידע למצוא במהירות כל מידע רלוונטי על שרת בסיס הנתונים של מערכת המידע, על מערכת ההפעלה של השרת ועל ביצועי החומרה שלו.

מהו ניטור שרתים?

.ניטור שרתים הינה פעולת הבקרה בכל רגע ורגע על מה שקורה על השרת שלכם, המקום בו נשמרים כל הנתונים
.ניטור איכותי יתריע עוד טרם היווצרות התקלה, ובאם אירעה תקלה, יצביע בדיוק על הגורם בצורה פשוטה וברורה
דוגמה למערכת ניטור ישראלית, המאפשרת לנטר את כל רכיבי המערכת/השרת ממקום אחד, הינה מערכת

AimBetter

מערכת ניטור שרתי בסיסי נתונים, מערכות הפעלה, תעבורת רשת וחומרה שמאפשרת ניתוח מעמיק של כל פריט עד לרמה ה”אטומית”.

בצילום המסך הבא ניתן לראות מסך ניטור של בסיסי נתונים במערכת AimBetter:

אחד מני רבים אשר כל אחד מהם מספק מידע על נושא אחר המנוטר ע”י המערכת. המערכת מאפשרת גם לצפות בזמן אמת בטרנזאקציות הרצות על בסיסי הנתונים:

כמו כן המערכת מאפשרת לראות נעילות במערכת ושומרת את המידע ההיסטורי למשך הזמן שהוגדר ע”י המשתמש:

מערכת AimBetter מבטיחה שכל אירוע בשרתים המנוטרים על ידיה יתועד וישמר למשך הזמן שתגדיר מראש כך שבכל מקרה של תקלה, בין אם תתקל בה בזמן אמת ובין אם תצטרך לחקור אותה לאחר סיומה תוכל לעשות זאת בקלות מכיוון שמערכת AimBetter מציגה הן את המתרחש בזמן אמת והן מידע היסטורי. כמו כן מערכת AimBetter שולחת התרעות בEmail על כל אירוע שתבחר להגדיר עבורו התרעה אוטומטית.

ניטור מערכות המידע שלך באמצעות מערכת AimBetter מבטיח שרידות גבוהה למערכות המידע שלך ותיעוד של כל האירועים המתרחשים במערכות המידע שלך באופן שוטף כך שלעולם לא תצטרך לייצר מחדש אירועים בעייתיים כדי להתחקות אחר הגורמים להם, מערכת AimBetter תמיד תאפשר לך להתחקות אחר כל אירוע שהתרחש במערכת שלך בכל זמן שתועד בה.

לסיכום

על בחירת מערכת מידע לניהול משאבי אנוש להתבצע תוך התחשבות בצרכים שעליה למלא ובמטרות חברת ההשמה.
וכדי להבטיח תפקוד מיטבי של מערכת המידע, שרידות גבוהה ותחזוקה מיטבית ויעילה שלה מומלץ להשתמש במערכת הניטור AimBetter וכך להגיע לניטור אופטימלי במאמץ מינימלי.